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Du rendez-vous par Internet à la comptabilité en passant par la facturation, openflyers est un logiciel polyvalent qui répond à toutes les tâches et convient à toutes les activités.

Entreprise de transport, organisme de formation, société de location, aéroclub, club nautique, auto-école, si vous arrivez à structurer votre planning de ressources humaines ou matérielles, si vous avez besoin d’un logiciel de réservation en ligne, de générer des factures, de fournir un état de compte pour vos utilisateurs et de gérer votre comptabilité, alors découvrez OpenFlyers le logiciel de gestion des affaires issues de l’aéronautique.

Facturation : regroupement des ventes par client et envoi automatique par email

De nouvelles fonctionnalités d’automatisation sont disponibles dans openflyers. Il est maintenant possible de regrouper les achats d’un client en une seule facture. Combiné à la fonction de facturation périodique, le regroupement est un outil puissant pour alléger les tâches comptables d’une structure.

  • Regroupement des ventes par client

La structure vend des produits (réservations, accès à un ponton, manuel d’utilisation, etc.) à ses clients. Pour qu’une facture soit créée, une vente doit être validée. Ceci génère une écriture comptable inaltérable.

Dans le cas des activités, la validation n’est pas toujours effectuée au moment de la vente. Par exemple, un administrateur vérifie chaque vol saisi et effectue une validation globale. La validation des activités se fait manuellement et par série.

Il est maintenant possible de regrouper les activités validées par client. Ainsi, un utilisateur qui a effectué plusieurs activités sur une période validée en même temps, se retrouvera avec une seule facture au lieu d’une facture par activité effectuée. Ceci présente un double gain :

Un gain de poids (Ko) : cela permet de limiter la taille de la base de données. D’un point de vue écologique, c’est bénéfique.

Un gain de temps pour le client final au cas où il devrait, pour sa part, tenir une comptabilité et donc saisir les factures fournisseurs qu’il reçoit.

  • Facturation périodique

Il existe une autre façon de facturer par série plutôt qu’à l’unité : il s’agit de la facturation périodique. A intervalles réguliers (hebdomadaire, mensuel, etc.), les ventes de produits définis sont validées.

Comme les ventes sont automatiquement validées, cette caractéristique convient mieux aux activités qui ne nécessitent pas de contrôle. Elle ne comprend pas les saisies d’activités, telles que les vols effectués. D’autre part, les ventes de réservations (location de salle, heures de conduite, heures de plongée) profiteront pleinement de cet outil. De plus, la facturation périodique comprend également le regroupement des ventes par client.

  • Envoi automatique des factures par email

Quelles que soient les fonctionnalités présentées ci-dessus, il est désormais possible d’activer l’envoi des factures par email. Ainsi, chaque utilisateur concerné reçoit une facture dès qu’elle est générée. Le processus de vente / validation / facturation peut être entièrement automatisé. Cela permet également d’établir un climat de confiance avec le client.

Stockage de documents

La gestion d’une structure s’appuie sur des outils logiciels et un ensemble de documents de toute nature, en relation avec son activité. Openflyers relie ces deux axes grâce à sa fonction de stockage de documents en nuage. Les utilisateurs de First Price disposent désormais d’espace de stockage inclus sans frais supplémentaires dans leur abonnement.

Cet espace de rangement est prévu pour 2 types de rangement :

  • Factures fournisseurs

OpenFlyers disposait déjà d’une fonction comptable spécifique pour la saisie des factures fournisseurs. Désormais, toujours sur la même interface de saisie, il est possible de télécharger un fichier correspondant à la facture fournisseur saisie. Ceci permet de dématérialiser l’ensemble du stockage comptable puisque la partie « facturation client » a déjà été traitée numériquement dans OpenFlyers par la génération de factures et de reçus PDF.

  • Documents de référence

Les ressources sont les données clés du planning de réservation OpenFlyers, car c’est autour d’elles et de leur disponibilité que l’activité de la structure est organisée. Il peut être utile, par exemple pour un pilote, d’avoir à tout moment le manuel de vol de l’avion qu’il a réservé, à un loueur de bureaux pour savoir quel est le plan de chaque chambre.

Alertes par e-mail en fonction du type d’activité réservé

Les alertes e-mails d’OpenFlyers transmettent en temps réel les réservations faites aux responsables d’une structure. La notification de chaque réservation pourrait être une surcharge d’informations et donc une perte de temps. Il est maintenant possible de recevoir des alertes uniquement pour les activités souhaitées.

Cette fonction est configurable sur l’interface légère de l’OpenFlyers. La définition des utilisateurs qui peuvent choisir de recevoir ces alertes se fait par profil dans Admin > Utilisateurs > Profils. Dans l’onglet Réservation, cochez la case Notifiable pour toute réservation.

Par la suite, c’est chaque utilisateur concerné qui définit les activités pour lesquelles il souhaite être alerté par e-mail. Il fait cette configuration dans son dossier personnel : Planification > Données > Affichage et données personnelles. Vous devez alors vous rendre sur la page Recevoir un email pour toute réservation ayant pour activité.

Cette fonctionnalité remplace, en les rendant plus flexibles et universels, les fonctionnalités qui permettaient d’être alerté :

  • pour toute réservation

pour les immobilisations (devenues des activités de « maintenance »)

 

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