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Lors de la recherche d’une salle de séminaire, une liste de contrôle peut vous aider à parcourir les différentes options. En effet, trouver le bon lieu pour une conférence peut faire toute la différence, en particulier parce que c’est l’un des principaux de dépense.  Voici les questions à poser pour effectuer la meilleure location de salle sur Lyon.

Dans quelle mesure l’emplacement est-il accessible?

Vos invités doivent pouvoir se rendre sur les lieux facilement, qu’ils soient en avion, en train ou en voiture. Si vous comptez faire appel à des participants internationaux, assurez-vous que le lieu de réunion soit situé à proximité des aéroports.  Si vous organisez une conférence de plusieurs jours, c’est également une bonne idée de vérifier s’il existe à proximité des restaurants et des cafés où vos invités pourront se détendre avant ou après la conférence. Vous devez également savoir  s’il y a un grand parking disponible sur le site.

Dans quelle mesure le lieu de la conférence est-il accessible?

Ne soyez pas conquis uniquement par l’apparence des lieux. Certes, un bâtiment historique peut avoir du cachet, mais s’il n’est pas accessible, certains invités pourront être réticents. Assurez-vous que le site soit entièrement accessible et qu’il dispose d’une boucle d’induction pour les délégués malentendants. Il est également important de connaitre les besoins de vos invités pour mieux les satisfaire.

Comment est organisé le lieu?

Chaque pièce doit être adaptée au nombre et aux besoins de vos invités. Vérifiez la flexibilité de la salle et la capacité maximale de chaque pièce. N’hésitez pas non plus à demander si vous pouvez utiliser des espaces de travail supplémentaires et s’il y a un espace calme où les délégués peuvent se reposer. Considérez également le décor de la salle pour savoir si l’ambiance répond ou non à vos attentes.

Quel type d’hébergement est disponible?

Si le lieu de la conférence propose un hébergement à vos invités, vérifiez ce qui est disponible et à quel tarif. Si le lieu ne propose pas d’hébergement sur place, vérifiez s’il existe un hôtel adapté à proximité. S’il n’y a pas de lieu de conférence accessible à pied, organisez un service de navette avec l’hôtel. Idéalement, vous devriez trouver un hôtel avec un logement convenable et les capacités nécessaires pour l’espace de conférence.

Quel est le coût?

Le coût est l’un des facteurs décisifs dans le choix d’un lieu de conférence. Tout le monde souhaite trouver le lieu idéal aux dates appropriées à un prix abordable, mais ce n’est pas toujours possible. Vous pouvez toutefois négocier avec le propriétaire pour trouver un compromis.

Selon le type de séminaire que vous organisez, vous pouvez négocier un accord pluriannuel avec le lieu. Mais outre le coût de la location de la salle, veillez à bien identifier les coûts cachés tels que les frais d’utilisation de fournisseurs extérieurs, les frais de stationnement ou les coûts de connexion wi-fi. Et rappelez-vous: lisez les petits caractères.

Comment sont l’éclairage et l’acoustique?

L’éclairage et l’acoustique sont souvent négligés dans le choix d’un lieu de conférence, mais ils auront un impact considérable sur l’expérience des délégués. Demandez si vous pouvez planifier votre visite de salle lorsqu’un événement avec une configuration similaire à la vôtre est en cours. Cela vous donnera une idée sur les capacités de configuration de la salle.

Quelles sont les mesures d’incitation proposées par le lieu?

Des tarifs réduits sur les chambres des délégués? Hébergement gratuit pour les membres de votre comité organisateur? Discutez des avantages que le lieu peut offrir pour sécuriser votre entreprise. Et vérifiez s’ils seront disposés à offrir un service supplémentaire si vos coûts atteignent un certain montant. De petits avantages comme une navette aéroport ou du café et du thé gratuits peuvent représenter d’importantes économies pour votre comité d’organisation. Et si vous êtes flexible sur les dates, vous pouvez utiliser cela pour négocier un accord.

D’autres évènements sont-ils prévus le jour même ?

Demandez ce qu’il se passera d’autre sur le site pendant les dates que vous souhaitez réserver. Cela aura une incidence sur le niveau d’activité des zones communes et sur l’emplacement d’affichage de la marque du sponsor ou de la conférence. Le thème nécessaire dans un grand lieu pour un mariage est très différent de celui nécessaire pour une conférence. Assurez-vous d’obtenir un plan du lieu, parcourez-le et assurez-vous que votre image de marque sont claire. Cela aidera vos délégués à rester sur la bonne voie et à ne pas se perdre.

Préparez une liste de contrôle des installations dont vous avez besoin (audiovisuel, scènes, microphones, etc.) et voyez ce que le lieu peut offrir. Vérifiez s’ils auront un technicien sur place pour vous aider tout au long de l’événement. Il est également nécessaire de connaître la dotation en personnel disponible. Le personnel d’attente, le service de conciergerie et la sécurité sont-ils en nombre suffisant? Assurez-vous que le site dispose d’installations appropriées pour les zones de sponsors ou les halls d’exposition destinés aux fournisseurs extérieurs. N’oubliez pas de vérifier s’ils offrent le Wi-Fi et s’il y a suffisamment de bornes de recharge pour téléphones.