Une domiciliation définit l’adresse administrative de l’entreprise. Sans une convention de domiciliation légale entretenue par le domicilié et le domiciliataire (l’entreprise de domiciliation), la société ne peut bénéficier d’une immatriculation. Ce dossier vous renseigne sur le nécessaire à savoir concernant la procédure de domiciliation d’entreprise.

Qu’est-ce qu’une convention de domiciliation ?

Il s’agit du contrat qui définit par écrit les termes d’un accord entre deux personnes morales ou par le représentant légal de l’entreprise domiciliée d’un côté et la société de domiciliation de l’autre. Déterminé par la loi, le code du commerce oblige à chaque entité qui use d’un centre d’affaires, un domaine ou un siège, bref, un local de travail non enregistré sous son nom de réaliser cette convention. L’attestation de domiciliation intègre les formalités des entreprises et est obligatoire pour donner feu vert au démarrage de l’activité professionnelle de la société.

La domiciliation commerciale de l’organisation s’interpose depuis la fondation de la société et peut être changée à n’importe quel moment de la vie de l’entreprise. La personne domiciliée se voit dans l’obligation de contracter une nouvelle convention de domiciliation commerciale lorsqu’il y a un transfert de siège social de l’entité.

Un contrat de domiciliation en bon et due forme

La convention de domiciliation est encadrée par le code du commerce. Tous les renseignements sur le site définissent les formalités qui se rapportent à cette convention de domiciliation commerciale.

Le contrat fait mention de l’identité du domicilié et du domiciliaire. Il inclut également les références de l’agrément, ainsi que les modalités de la résiliation. La convention est limitée dans le temps. Pour la majorité, elle possède une durée minimale de 3 mois, renouvelable par une procédure tacite de renouvellement.

Elle spécifie la mise en place du siège social de l’entreprise au niveau du local de domiciliataire. Dans ce sens, une contrepartie à valeur financière est perçue par le domiciliataire en guise de loyer et de frais pour les charges connexes.

Des services annexes accompagnent souvent la prestation du domiciliataire. Ceux-ci doivent être précisés dans les termes du contrat. Ils font références à : la gestion du courrier, le maintien du standard téléphonique ou la permanence téléphonique de l’entreprise domiciliée, le traitement et renvoie des fax, la numérisation des courriers envoyés dans la boîte postale, par fax ou par courriel, des services de secrétariat en général.

La responsabilité de la société de domiciliation et l’engagement de l’entreprise domiciliée

Ce n’est pas n’importe quelle entité qui peut devenir une entreprise de domiciliation. Pour exercer, le domiciliaire doit disposer d’un agrément préfectoral délivré par le Préfet du département. Il est obligé de :

  • Fournir à ses domiciliées un siège propre apte à héberger l’adresse administrative, l’adresse fiscale, l’adresse postale, et l’adresse commerciale de la société.
  • Procurer un local professionnel apte à se charger des services de secrétariat en générale de l’institution, assurant ainsi la confidentialité des registres et d’autres documents.
  • Construire des dossiers concernant chaque entreprise domiciliée sous son aile.
  • Prévenir le greffier du tribunal du commerce de l’échéance de la convention de domiciliation.

Le domicilié se doit de respecter les conditions inscrites dans le contrat. Il doit également déclarer la convention du registre de commerce.

Quelle forme de domiciliation privilégiée ?

Chaque type de société et selon son profil : SAS, autoentrepreneur, SARL… choisissent la forme de domiciliation qui correspond à ses besoins. Il existe les domiciliations à caractère gratuites et d’autres qui demandent un investissement assez dispendieux. Mais, tous montrent de multiples avantages, à savoir :

  • La domiciliation dans les locaux professionnels de la société, au niveau du siège social de l’entité
  • La domiciliation souscrite au domicile du dirigeant
  • La domiciliation au niveau d’un central d’affaire, qui impose le coworking. Souvent, les collaborateurs, disposant d’une grande flexibilité, travaillent dans cet espace de coworking pour profiter de l’aménagement ergonomique de la succursale, de sa salle de réunion et de ses bureaux équipés.
  • La domiciliation auprès d’une société domiciliaire. Celle-ci se traduit comme des centres de formalités qui prennent en charge des services complémentaires comme la permanence téléphonique, la gestion des courriers, le standard téléphonique, le scan des courriers, la numérisation des courriers, la réexpédition des lettres, le secrétariat téléphonique… Dans ce cas, le fax, les boites aux lettres, la boîte postale, l’adresse postale, l’adresse fiscale, l’adresse d’affaires et l’adresse physique de la société y sont domiciliés.